Työvälineet parantavat tehokkuutta, työntekijät voivat keskittyä oikeaan tekemiseen

Palvelukanavat sähköistyvät, pidimme siitä tai emme. Monille ihmisille sähköinen asiointi on vieläkin kirosana. Tekniikka vierastuttaa ja pelko henkilökohtaisen kontaktin loppumisesta huolettaa. Kiinteistöhuollon maailmassa pitkään toimineena olen kuitenkin huomannut, että siellä asiat ovat toisin. Oikein toteutettuna sähköiset palvelut tuovat huoltomiehen asiakkaan käden ulottuville, lähemmäksi ihmistä.

Kun aktiivinen työlista kulkee koko ajan mukana, kohteisiin päästään nopeammin, työt tulevat tehdyksi ajallaan ja asiakastyytyväisyys kasvaa.

Koska huippuimurit pitää huoltaa? Mikä on uuden hallituksen puheenjohtajan puhelinnumero? Kuka tilasi suihkutilojen hanan vaihdon? Asuuko ovenavauksen tilannut ihminen oikeasti kertomassaan asunnossa? Kun tieto ei ole keskitettyä, sen etsimiseen tuhrautuu turhaan aikaa – eikä vain yhdeltä henkilöltä. Selvittely syö resursseja. Huonoimmassa tapauksessa huoltomiehen tie vie taas konttorille tarvittavia dokumentteja haalimaan. Tampuurista data löytyy sekunneissa, oli tiedon hakija sitten toimistolla tai kentällä.

Muistelen lämmöllä aikoja, jolloin ensimmäisiä mobiililaitteita otettiin toden teolla käyttöön. Organisaatioissa oli paljon huolia. Kestävätkö laitteet? Tulevatko työt nyt oikeasti tehdyksi, kun ne voi kuitata mistä vain? Kuluuko tästä lähin huoltomiehen arvokas työaika turhanpäiväisessä näpyttelyssä? Melko lyhyessä ajassa epäilyt vaihtuivat hiljaiseksi tyytyväisyydeksi. Kännykästä ja tabletista oli tullut arvokas työväline.

tampuurix
Kuva: Tampuuri X:n ilmoitusruutu

Mobiililaitteita on nykyaikana joka lähtöön, ja kaikille löytyy oma suosikki. Nykyaikaa ei kuitenkaan ole, että jokaiselle eri laitemallille pitää ladata oma työväline. Tästä syystä tarvitaan yksi väline, joka sopii kaikille. Tampuuri X on selainsovellus, joka skaalautuu laitteelle kuin laitteelle, koosta ja valmistajasta riippumatta. Käyttö helpottuu ja laitehankintojen teko voidaan järkeistää.

Tampuurin avulla vikailmoituksetkin ovat sähköisiä. Ilmoitukset kirjataan nopeasti paikasta riippumatta. Nettisivujen vikalomakkeelta tieto saadaan suoraan järjestelmään – ei enää sähköpostien kopiointia. Ja juttelevat Tampuurit keskenäänkin varsin vaivattomasti. Huoltoyhtiön tarvitsee kirjata tiedot vain omaan tiliinsä, Tampuuri päivittää linkitetyt järjestelmät automaattisesti. Viestintätyökalulla myös sähköpostit töiden edistymisestä löytävät automaattisesti perille. Ja mitä nopeammin töiden kierto toimii, sitä tehokkaammin myös kassavirta pyörii.

Talvi on tulossa, samoin lumi. Kun pyryttää, aurojen lisäksi myös puhelimet käyvät kuumana, kun asukkaat kyselevät lumitöiden perään. Tampuurin avulla auraukset ja hiekoitukset kirjataan helposti raportointia ja laskutusta varten. Liukkailla kuitenkin sattuu ja tapahtuu, eikä pyllähdyksiltä voida välttyä. Silloinkin, kun asiat ovat ikävästi, hyvä tietojärjestelmä toimii kaikkien tukena. Vakuutusyhtiötä varten saadaan raportti käden käänteessä.

Itsekin kahvia monella toimistolla maistelleena, erään asian olen oppinut (sorry vaan, johtajat): kiinteistösihteeri pitää konttorin pystyssä ja pyörät pyörimässä. Hän siis tarvitsee tuekseen parhaat työkalut. Puhelinrumban ja kysymystulvan keskellä tieto pitää olla heti saatavilla. Aikaa ei voi tuhlata keikkakuittausten käsin syöttöön tai kulutuslukemien naputteluun. Tampuuri tarjoaa jokaiselle roolille omat työkalut, ja päällekkäiset työtehtävät jäävät historiaan. Kentällä tehtävät asiat kirjataan suoraan kentällä, toimistolla voidaan keskittyä olennaiseen.

Kun työvälineet parantavat tehokkuutta, työntekijät voivat keskittyä oikeaan tekemiseen. Turha säntäily poistuu ja työn mielekkyys kasvaa. Kun päivän päätteeksi pääte tai kännykkä sulkeutuu, kotiin lähtee työhönsä tyytyväinen ihminen.

Vastaa

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

%d bloggaajaa tykkää tästä: